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Archivierung

Archiv-
ierung

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Rechtskonform und Intuitiv

Rechtskonforme Archivierung bedeutet, dass Sie Ihre Dokumente so aufbewahren, dass sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das ist wichtig, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder andere Behörden keine Probleme zu bekommen.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten:

  • Welche Dokumente müssen archiviert werden? Fast alle geschäftlichen Unterlagen, wie z.B. Rechnungen, Verträge, E-Mails und Buchungsbelege.
  • Wie lange müssen Dokumente archiviert werden? Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumententyp und liegen zwischen 6 und 10 Jahren.
  • Welche Anforderungen gibt es an die Archivierung? Die Dokumente müssen
    • vollständig
    • geordnet
    • unveränderbar und
    • maschinell lesbar sein.

Die wichtigsten Gesetze und Regelungen, die Sie beachten müssen, sind:

  • AO: Abgabenordnung
  • GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
  • HGB: Handelsgesetzbuch

Konsequenzen bei Nichteinhaltung:

  • Verzögerungen bei Betriebsprüfungen
  • Bußgelder
  • Strafverfahren